Willkommen beim GS1 Archiv - bereitgestellt von OXSEED logistics

GS1 Archiv: Belege sicher elektronisch aufbewahren

Platz schaffen, Zeit gewinnen, Geld sparen

Unternehmen, die ihre Buchhaltung eigenständig verwalten, stellt die Belegaufbewahrung oft vor eine Herausforderung. Sie sind verpflichtet, steuerlich relevante Unterlagen über Jahre hinweg zu archivieren und auf Anfrage umgehend vorzulegen. Zudem müssen elektronisch übermittelte Rechnungen als Originalbeleg fälschungssicher digital archiviert werden. Schaffen Sie physische Ordner und unübersichtliche Ablagesysteme ab.

Die Lösung zur revisionssicheren elektronischen Ablage Ihrer Dokumente.

Das GS1 Archiv knüpft da an, wo die Möglichkeiten einer physischen Ablage enden: In dem intuitiv aufgebauten System können Sie all Ihre relevanten elektronischen Dateien – etwa Rechnungsdokumente und deren Korrekturen – rechts- und revisionssicher für die gesetzlich geforderten zehn Jahre aufbewahren. Dazu werden die Belege so im System gespeichert, dass sie sich jederzeit von jedem Standort aus einfach per Stichwortsuche abrufen, jedoch nicht verändern lassen. Dank einer integrierten, zertifizierten Signatur werden elektronische Original-Dokumente auch stets als solche gekennzeichnet. Die aufwändige und kostspielige Entsorgung alter Akten entfällt –gelöscht werden die Dateien ganz komfortabel in dem System. Und: Wer das GS1 Archiv nutzt, benötigt keine zusätzliche IT-Infrastruktur, denn das System funktioniert Internet-basiert. Dabei wird Sicherheit großgeschrieben: Die Dokumente sind zentral in einem deutschen Hochverfügbarkeitsrechenzentrum gespeichert.

Übrigens: Mit dem ZUGFeRD-Format hat GS1 Germany bereits einen Standard zum sicheren E-Mail-Austausch elektronischer Rechnungen unterstützt und mitgestaltet. Mit dem GS1 Archiv erweitert und ergänzt GS1 Germany nun seine Services für elektronische Rechnungen.